DocSpace es la herramienta de colaboración definitiva: así puedes usarla para gestionar tus documentos gratis

Cualquier persona que acostumbre a trabajar con documentos digitales se ha enfrentado al mismo problema: el caos total. Al formar parte de un equipo de trabajo que gestiona varios proyectos, mantener un control de los documentos y las actualizaciones puede convertirse en todo un infierno, y si la comunicación con los clientes se ve salpicada con ese caos... tenemos un grave problema.

Para solucionarlo, ONLYOFFICE ha creado DocSpace, una herramienta que funciona como un santuario digital donde todos tus documentos se organizan de manera eficiente, y se transforma en un lugar donde puedes tener un control total de tu trabajo. Te contamos cómo funciona.

En DocSpace podrás organizar todos tus documentos de manera eficiente, para que todos los miembros del equipo de trabajo ( o los clientes) puedan tener acceso a las diferentes versiones. Se organiza todo en "salas", espacios virtuales donde se comparte toda esta información y donde se lleva siempre un control de las actualizaciones de todo lo que que se comparte, para que todo el mundo tenga acceso a ello fácilmente. Estas salas funcionan con una jerarquía determinada, pautada por la empresa y que se desglosa en función de los permisos que tiene cada usuario. Podemos encontrarnos con:

• Espectadores
• Comentadores
• Revisores
• Encargados de formularios
• Editores
• Coordinadores (power user)
• Administradores de sala

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Con DocSpace puedes tener un control total de tus documentos

Esta jerarquía sirve para tener un control total de los documentos que se comparten, y para determinar quién puede editarlos dentro de la herramienta. DocSpace admite un abanico amplísimo de formatos, donde por supuesto están presentes los documentos de Office (Word, PowerPoint, Hojas de Excel...), además de diferentes formatos de texto, libros virtuales o archivos PDF. Todos los datos están protegidos por el sistema de encriptado AES-256, que protege tu información y te ofrece la seguridad de la que no pueden presumir otro tipo de canales de comunicación. Esta sistema también realiza copias de seguridad para evitarte sustos.

Como empresa o equipo, además de poder establecer la jerarquía de los participantes de las salas, también podrás configurar dos tipos diferentes de espacio de trabajo. Por un lado están las salas colaborativas, ideal para la gestión de equipos o como espacio de comunicación con los clientes. Aquí podrás compartir documentos en tiempo real y hacer un seguimiento de todos los cambios. Además integra herramientas como Zoom o Telegram para potenciar la comunicación vía videollamada con por chat. Y por otro lado están las salas personalizadas, donde el administrador puede juguetear con los parámetros para convertirlas en un tablón de anuncios, mesas redondas para votar ciertas ideas y un montón de posibilidades más.

Escoge tu plan favorito en DocSpace

Si te tiene buena pinta DocsSpace, tengo buenas noticias: la versión básica es completamente gratis. Con su versión "STARTUP" tienes acceso a la creación de hasta 12 salas donde puedes seleccionar un máximo de un administrador y dos coordinadores. Los usuarios son ilimitados y cada sala tiene 2GB de almacenamiento. Esta versión no estará gratis para siempre, así que te recomendamos que si te interesa, la pruebes cuanto antes.

Pero si quieres llevar la experiencia al máximo nivel, te recomendamos el plan premium, o BUSINESS. Este plan te permite gestionar un número ilimitado de salas, con los administradores y coordinadores que quieras. Además tienes 100GB de almacenamiento por administrador y coordinador, con un plan de atención al cliente personalizado que te ofrece ONLYOFFICE. Ahora el plan premium está de oferta por tiempo limitado y tan solo te cuesta 15 euros.